Ayrıntılı form

Rezervasyon ekle Rezervasyonlar sayfasından veya Ana Sayfa'dan açılır. Ana Sayfa'daki zaman çizelgesinde bir araç satırında boş günleri seçerek başlarsanız form o araç ve tarihlerle dolu gelir.

  1. Rezervasyon bilgileri: önce kiralama dönemi (Günlük veya Aylık, teslim ve iade tarih-saati), ardından araç ve müşteri/sürücü. Araç listesi seçtiğiniz tarihlerdeki müsaitliğe göre sıralanır.
  2. Ücret ve onay: günlük ücret, fiyat kalemleri, tahsilat ve kaydetmeden önceki kontrol özeti.

Aylık kiralamada ay sayısını girersiniz; bitiş tarihi başlangıçtan itibaren her ay için 30 gün hesabıyla otomatik oluşur.

Teslim saatini seçmezseniz teslim günü bugünse şimdiden sonraki ilk yarım saat, başka bir günse 10:00 önerilir; iade saati, elle değiştirmedikçe teslim saatini izler. Aracın grubunda (grubu olmayan araçta araç formunda) günlük km sınırı varsa fiyat bölümünde hak ve aşım ücreti özetlenir; Değiştir ile bu rezervasyon için değiştirebilir, Limitsiz yap ile kaldırabilirsiniz. Grupta ücretli sınırsız km paketi tanımlıysa fiyat bölümünde öneri çıkar; Ekle ile Sınırsız km paketi ek kalemi eklenir.

Yeni kayıtta araç seçilince günlük ücret aracın grubundan (Filo › Gruplar) otomatik dolar: rezervasyonun şubesinin fiyatı varsa o, yoksa grubun firma fiyatı; süre kademesi tanımlıysa gün sayısının düştüğü kademenin fiyatı. Ayarlar › Kiralama tanımları › Fiyat kuralları'nda rezervasyonun şubesinde geçerli sezon, hafta sonu ya da uzun kiralama kuralı varsa günlük kiralamada önerilen ücret bu kurallarla hesaplanır ve alanın altında nedeni yazar (ör. "Yaz +%30 (3 gün), 7+ gün −%10"); tarih ya da süre değişince öneri yenilenir. Bir an "Fiyat hesaplanıyor…" yazabilir; o sırada fiyatı elle de yazabilirsiniz. Elle yazdığınız ücret değiştirilmez. Aynı hesap telefondaki hızlı girişte ve araç kartlarında da kullanılır; daha uzun kiralama toplamda daha ucuza geliyorsa form "N gün daha ucuz" ipucunu gösterir.

Alınma tarihi müşterinin rezervasyonu yaptığı gündür; formdan girilen kayıtta kaydedildiği gün kendiliğinden yazılır. Rezervasyonu düzenleyebilen kişi rezervasyon ayrıntısındaki Gir / Düzelt ile tarihi değiştirebilir.

Müşteri ve sürücü

Müşteri alanında canlı arama yapılır; kayıtlı müşteriyi seçebilir ya da yeni bir ad yazabilirsiniz. Yeni yazılan müşteri, rezervasyon kaydedilirken Müşteriler sayfasında otomatik oluşturulur. Kimlik ve ehliyet bilgileri isteğe bağlıdır. Aracı müşteriden farklı biri kullanacaksa Sürücü farklı bir kişi seçeneğini işaretleyin.

Yeni yazdığınız müşterinin ya da sürücünün kimlik/pasaport no'su, ehliyet no'su veya telefonu kara listedeki bir kayıtla eşleşirse, kişi başka bir adla gelse bile kırmızı uyarı çıkar ve devam etmek için gerekçe istenir; müşteri için Kara listedeki kaydı seç ile o kartı seçebilirsiniz.

Belgeden doldur ile müşteri bilgilerini pasaport, kimlik kartı veya KKTC ehliyetinden okutarak doldurabilirsiniz.

Araç henüz belli değilse

Aracı bilmiyorsanız Kategori ile ayır seçin; filoda kategori tanımlıysa kategori seçmek zorunludur. Kayıt Araç ataması bekliyor olarak görünür ve Ana Sayfa'daki riskler listesinde o kategoriye uygun boş araçlar önerilir. Ayrıntılar: Çakışmaları çözme ve araç atama.

Filo › Gruplar'da araç grubu tanımlıysa ikinci düğme Grup ile ayır olur: gruplar görselli kart olarak listelenir; her kartta grup adı, örnek model, seçilen tarih ve süre için geçerli günlük fiyat (süre kademesi, sezon ve hafta sonu dahil; bir kural uygulandıysa altında kısa not) ve tarihler girildiyse boş araç sayısı görünür. Rezervasyon seçilen gruba açılır ve kapasite grup başına sayılır.

Ayırtılan gruptan daha pahalı bir grubun aracını seçerseniz araç kartında Üst grup etiketi çıkar: Ücretsiz yükseltme (müşteri ayırttığı grubun fiyatını öder; varsayılan) ya da Ücretli yükseltme (günlük ücret üst grubun fiyatına çıkar). Ücretsiz yükseltmede müşteri onay belgesinde üst sınıf aracın ek ücretsiz verildiğini görür.

Araç atanmamış rezervasyonlar da kategoriden bir araç tüketir: formdaki müsait sayıları ve takvimde her günün altındaki sayı bunları boş araçlardan düşer, Ana Sayfa zaman çizelgesiyle aynı hesabı kullanır. Kiralanabilir sayı takvimin altındaki Bu aralığın tamamında müsait: N araç satırıdır. Kategoride boş araç kalmadıysa turuncu uyarı çıkar ve Kapasite dolu, yine de kaydet onayı istenir; kayıt engellenmez.

Kaydetmeden önce kontroller

  • Aynı araçta tarih çakışması, satılmış araç veya geçersiz tarih kaydı engeller.
  • Araç o tarihlerde kullanım dışıysa (servis, kaza vb.) Sistem Yöneticisi veya ilgili Şube Müdürü en az 10 karakterlik bir gerekçe yazarak devam edebilir.
  • Kategori farkı ve kalan bakiye yalnız uyarıdır; kaydı engellemez.
  • Kanal seçimi zorunludur. Yeni firmada varsayılan kanallar Acente, Web & Mobil ve Doğrudandır (telefon, WhatsApp ya da ofise gelen müşteri gibi aracısız satışlar); Ayarlar › Kiralama tanımları'ndan değiştirilebilir.
  • Ayarlar'da iki veya daha fazla teslim noktası tanımlıysa teslim noktası seçmek zorunludur; tek nokta tanımlıysa yeni kayıtta otomatik o gelir.

Fiyat nasıl çıktı?

Yeni günlük rezervasyon, kaydedildiği andaki fiyat hesabını saklar. Rezervasyon ayrıntısında Ücret bölümündeki Fiyat nasıl çıktı? satırını açınca adımlar görünür: grubun (süre kademesi) günlük fiyatı, uygulanan sezon, hafta sonu ya da uzun kiralama kuralı ve günlük etkisi, önerilen günlük ücret, uygulanan kampanya ve fiyat elle değiştirildiyse farkı ile kimin ve ne zaman değiştirdiği. Tutarlar TL'dir; ek hizmetler bu hesaba girmez. Aylık, ücretsiz ve yönlendirilen kiralamada ve bu özellikten önce açılan kayıtlarda bu satır yoktur.

Kampanya ve kampanya kodu

Yeni günlük TL rezervasyonda, Kampanyalar sayfasındaki koşula uyan kampanyaların müşteri için en avantajlısı kendiliğinden uygulanır: fiyatın altında yeşil şeritte kampanya adı ve indirim tutarı görünür. Sistem Yöneticisi ve Şube Müdürü Değiştir ile başka uygun kampanyayı seçer ya da Kaldır ile kampanyasız kaydeder; diğer roller şeridi görür, değiştiremez. Kayıttan sonra indirim fiyat kalemlerinde "Kampanya: ad" olarak durur. Fiyatı elle değiştirirseniz indirim yazdığınız fiyattan hesaplanır.

Müşteri bir kod söylerse fiyatın altındaki + Kampanya kodu'na basıp kodu yazın ve Uygula deyin (hızlı girişte alan doğrudan görünür). Her rol kod girebilir. Kod geçersizse nedeni yazar (ör. kod bulunamadı, kullanıldı, tarih ya da grup uymuyor). Kampanyalar birleşmez: kod geçerli ama otomatik bir kampanya daha çok indirim veriyorsa o uygulanır ve bu yazılır. Ayrıntılar: Kampanyalar ve kupon kodları.

Ücretsiz kiralama

Aracı ücretsiz veriyorsanız (ör. müşterinin önceki kiralamadan kalan günleri) fiyat satırının altındaki Ücretsiz kiralama kutusunu işaretleyin: ücret 0 olur ve alan kilitlenir. Bu işaret olmadan 0 TL girilemez. Toplamı 0 olan rezervasyon Ödendi sayılır ve alacak listelerine girmez; araç ayrılır, teslim/iade ve km kaydı normal tutulur. Ek ücret kalemi eklerseniz yalnız o tutar tahsil edilecek olarak görünür. Telefondaki hızlı giriş 0 TL kabul etmez; tam formu kullanın.

Hiç tahsilat girmeden kaydederseniz sistem Ödeme alındı mı? diye sorar: Tahsilatla kaydet veya Henüz alınmadı, kaydet seçin. Ayrıntılar: Tahsilat ve depozito.

Telefonda hızlı giriş

Telefonda alt menünün ortasındaki + düğmesi tek ekranlı hızlı girişi açar; Sistem Yöneticisi ve Şube Müdürü önce Rezervasyon, Bakım veya Gider seçer. Tarih ve saat, müşteri, araç, ücret, kanal ve ödeme kartlarını doldurup Kaydet'e basın. Döviz, komisyon veya kısmi ödeme gerekiyorsa Tüm alanları düzenle girdiklerinizi kaybetmeden ayrıntılı forma geçer. Aracı Daha sonra ata ile bırakırsanız üstteki kategori çipini de seçmeniz gerekir; kapasite uyarısı ve teslim noktası kuralı burada da geçerlidir.

Pazar yeri rezervasyonu ve onay bekliyor

Seçtiğiniz kanal Ayarlar › Form seçenekleri › Rezervasyon kanalı'nda Pazar yeri olarak işaretliyse (ör. Yolcu360, Localrent) iki alan açılır: kanalın rezervasyon no'su ve kanalda önden ödenen tutar. Altında teslimde alınacak tutar yazar (toplam − kanalda ödenen − tahsil edilen). Kanalda ödenen tutar pazar yerinin size aktaracağı paradır; ödeme durumuna eklenmez.

  • Onay bekliyor: müşteriye henüz kesin onay vermediğiniz talebi bu işaretle kaydedin. Kayıt aracı o tarihler için ayırır (çakışan başka rezervasyon girilemez) ama ciroya, raporlara ve teslim listesine girmez.
  • Rezervasyonun ayrıntı ekranında Onayla ile kesinleşir; Reddet ile iptal edilir ve araç serbest kalır. Onaylanmadan araç teslim edilemez.
  • Onay bekleyenler Ana Sayfa'da Riskler kartında ve bildirim çanında görünür.

Bir rezervasyonu iptal ederken İptal nedeni seçebilirsiniz: müşteri iptal etti, müşteri gelmedi (no-show) ya da firma iptal etti.

Taslaklar

Formda anlamlı bir bilgi girdiğinizde taslak otomatik kaydedilir; Taslağı kaydet ile elle de kaydedebilirsiniz. Taslaklara Rezervasyonlar sayfasındaki Taslaklar alanından devam edersiniz ve 30 gün saklanır. Taslak aracı ayırmaz; müsaitlik kayıt anında yeniden kontrol edilir. Aracı tutup henüz kesinleştirmemek istiyorsanız taslak yerine Onay bekliyor kullanın.