Arama, sıralama ve filtreler

  • Arama ad, telefon, e-posta, WhatsApp kullanıcı adı, TC/pasaport no, ehliyet no ve plaka ile yapılır. Plaka yazınca o aracı daha önce kiralamış müşteriler listelenir.
  • Listede son kiralama ve ciro (müşterinin kiracı olduğu kiralamaların TL toplamı) görünür; açık bakiyesi olan müşteride altında turuncu Açık … ₺ yazar. İsmin yanında Kirada, Yaklaşan · tarih ve Olası mükerrer rozetleri çıkar.
  • Sıralama: Ada göre, Son kiralayan önce, En çok kiralayan önce, En çok ciro önce, En yüksek açık bakiye önce.
  • Hızlı filtreler: Şu an kirada, Yaklaşan rezervasyon, Açık bakiye, Eksik bilgi (telefonu, kimlik/pasaport no'su ya da ehliyet no'su boş olanlar), Ehliyeti dolmuş / dolacak (süresi dolmuş ya da 30 gün içinde dolacak), Olası mükerrer ve Kara liste. Kaydı olmayan filtre görünmez.
  • Gruplar kiralama geçmişinden hesaplanır: Yeni (ilk kiralaması son 90 günde), Sadık (son 12 ayda 3 veya daha fazla kiralama), Geri kazanılabilir (en az 2 kiralaması var, 9 aydır kiralamadı ve yaklaşan rezervasyonu yok) ve Kurumsal (fatura tipi kurumsal).

Müşteri kartı

Kartın üstündeki özet şeridinde telefon, son kiralama, toplam kiralama, toplam ciro, ortalama günlük fiyat, varsa açık bakiye, Şu an kirada / Yaklaşan kiralama rozetleri, müşterinin grupları, ehliyet durumu ve eksik bilgiler görünür. Ehliyet süresi dolmuşsa ya da süren veya yaklaşan bir kiralamanın iadesinden önce doluyorsa uyarı çıkar. Sorun varsa Bilgileri tamamla sizi Bilgiler sekmesine götürür.

  • Kiralamalar sekmesi müşterinin tüm kiralamalarını (bağlı sürücü olarak kullandıkları dahil) listeler; imzalı sözleşmesi yüklenmemiş kiralamada İmzalı sözleşme yok rozeti çıkar.
  • Bir satıra tıklayınca rezervasyon ayrıntısı açılır; geri döndüğünüzde kart aynı sekmede açık gelir.
  • Belgeler sekmesinde kimlik, ehliyet ve pasaport görselleri durur.

Fatura bilgileri

Formun Fatura bilgileri bölümünde Fatura tipi seçilir: *Belirtilmedi*, *Bireysel (e-Arşiv)* ya da *Kurumsal (e-Fatura)*. Kurumsalda Unvan, Vergi no (VKN) ve Vergi dairesi alanları açılır; unvan ya da vergi no eksikse uyarı görünür ama kayıt engellenmez. Bireyselde isteğe bağlı TC kimlik / vergi no girilebilir. Kurumsal müşterinin kartında "Kurumsal fatura" rozeti görünür.

Rezervasyon onay belgesinde ve teslim/iade tutanağında müşteri adının altında fatura satırı görünür (kurumsalda her zaman, bireyselde yalnız TC/vergi no girildiyse). Kartı değiştirdiğinizde iadesi alınmamış rezervasyonların belgeleri güncellenir; tamamlanmış ve iptal rezervasyonların belgeleri o günkü haliyle kalır.

Belge dili

İletişim bölümündeki Türkçe / English seçimi müşteriye gönderilen onay belgesinin, e-postasının ve tutanağın dilini belirler. Yeni kartta Türkçe seçili gelir. Seçime dokunmadıysanız Türkiye ve KKTC dışı bir uyruk girdiğinizde ya da belgeden okunduğunda seçim kendiliğinden English'e geçer; elle seçtiğiniz dil uyruk değişse de korunur.

WhatsApp kullanıcı adı

WhatsApp'ta numarasını gizleyip yalnız kullanıcı adıyla yazan müşteri için kartın İletişim bölümüne kullanıcı adını yazın ("@" gerekmez); telefon boş kalabilir. Aynı kişi yeniden yazdığında aramada kullanıcı adıyla bulunur, ikinci kart açmanız gerekmez. Müşteri listesinde ve rezervasyon ayrıntısında bu ada dokunmak WhatsApp sohbetini açar. Teslimi yaklaşan rezervasyonda müşterinin telefonu hâlâ yoksa Ana Sayfa'da Telefon eksik uyarısı çıkar; numarayı teslimden önce alın.

Mükerrer kartları birleştirme

Aynı kimlik/pasaport no, ehliyet no ya da telefonla kayıtlı başka bir kart varsa ya da ad soyad aynıysa (ve iki kartta farklı kimlik/ehliyet no yazılı değilse) kart Olası mükerrer sayılır. Kartın özetinin altında Olası mükerrer kart kutusu diğer kartın adını, neden eşleştiğini ve kiralama sayısını gösterir.

  • Sistem Yöneticisi ve Şube Müdürü (iki kart da kendi şubesindeyse) Birleştir ile hangi kartın kalacağını seçer; varsayılan, kiralaması çok olan karttır.
  • Diğer karttaki kiralamalar, bağlı sürücüler ve belgeler kalan karta taşınır; kalan kartta boş olan bilgiler diğer karttan doldurulur, dolu bilgiler değişmez, notlar birleşir. Kartlardan biri kara listedeyse birleşen kart da kara listede kalır.
  • Tamamlanmış kiralamaların belgelerindeki müşteri bilgisi değişmez; devam eden ve yaklaşan kiralamalar güncellenir. Birleştirme geri alınamaz; aynı adlı iki farklı kişi olabileceği için önce telefon ve kimlik bilgisine bakın.

Kara liste

  1. Müşteri kartının özet şeridinde Kara listeye al bağlantısına tıklayın ve sebebi yazın; sık sebepler (Ödeme yapmadı, Hasarlı iade / hasarı ödemedi, Trafik cezası ödenmedi, Sözleşme ihlali, Sahte / şüpheli belge, Personele kötü davranış) tek dokunuşla eklenir. Bu işlemi yalnız Sistem Yöneticisi ve Şube Müdürü yapar.
  2. Kartta kırmızı kutuda tarih ve sebep görünür; listede müşteri Kara listede rozetiyle işaretlenir.
  3. Bu müşteri rezervasyonda seçilince kara liste sebebi gösterilir ve Devam etmek için gerekçe alanı zorunlu olur. Gerekçe, tarih ve kaydeden kişi rezervasyonla birlikte saklanır.
  4. Rezervasyonda yeni yazılan müşterinin ya da sürücünün kimlik/pasaport no'su, ehliyet no'su veya telefonu kara listedeki bir kartla eşleşirse, kişi başka bir adla gelse bile aynı uyarı çıkar ve gerekçe istenir.

Kaldırmak için aynı yerden Kara listeden çıkar kullanılır. Diğer roller durumu görür ama değiştiremez.

Arşivleme ve silme

Satır sonundaki ⋯ menüsünden Arşivle kaydı aktif listeden çıkarır; Arşivlenmişleri de göster işaretliyken Arşivden çıkar ile geri alınır. Kalıcı olarak sil geri alınamaz; geçmiş rezervasyonlardaki müşteri adı ve iletişim bilgisi yine de korunur. Kullanılmayan ama saklanması gereken kayıtlar için arşivlemeyi tercih edin.