Sayfa düzeni ve özet kartları

Sayfa Bu ay dönemiyle açılır; Geçen ay, Son 3 ay, Bu yıl, Tümü ve Ay seç… kısayollarıyla dönemi değiştirirsiniz. Üstteki üç kart:

  • Dönem giderleri: seçili dönemin toplamı, önceki döneme göre değişim, kayıt sayısı ve araç / operasyon / genel yönetim dağılımı.
  • Ödenecekler: dönemden bağımsız tüm ödenmemiş giderler, vadesi geçenlerin sayısı ve sıradaki ödeme. Tıklayınca liste ödenmemiş giderlere süzülür.
  • Müşteriye yansıtılacak: kiralayan müşteriye yansıtılmayı bekleyen giderler.

Liste arama, kategori, araç ve grup filtreleriyle (birden çok şubesi olan firmada Sistem Yöneticisi için şube filtresiyle de: Tüm şubeler / şube / Şubesiz) ve Tümü / Ödenmedi / Yansıtılacak / Fişi eksik düğmeleriyle süzülür; kayıtlar gün başlıkları ve günlük toplamla gruplanır. Satıra tıklayınca gider düzenlenir; ödeme, yansıtma ve silme işlemleri satır menüsündedir. Excel'e aktar seçili dönem, filtre ve durumla sonucun tamamını indirir. Gider kategorilerini Sistem Yöneticisi Ayarlar > Kiralama tanımları > Form seçenekleri bölümünden yönetir.

Hızlı gider

Telefonda alttaki + > Gider, masaüstünde Gider ekle > Hızlı giriş ile açılır ve yalnız gerekenleri sorar: KDV dahil tutar, Ne için? (en sık kullandığınız kategoriler), Hangi araç? (son kullanılan plakalar, Genel ya da plaka, marka veya model araması), Ne zaman? (Bugün, Dün ya da tarih), isteğe bağlı fiş fotoğrafı ve not. KDV kategoriden, şube araçtan gelir; ödeme durumu Ödendi kabul edilir. Değiştir veya Tüm alanlarla aç girdiklerinizi tam forma taşır; Kaydet + yeni ile araç ve tarih korunarak arka arkaya giriş yaparsınız.

Tüm alanlarla gider ekleme

  • Form üç bölümdür: Gider (tutar, para birimi, kategori, araç ya da Genel, tarih, açıklama), Belge ve ödeme (fiş/fatura, tedarikçi, belge no, ödeme durumu ve yöntemi) ve katlanmış Muhasebe ve raporlama (KDV, araç maliyeti, kapsadığı dönem, şube, not).
  • Araç alanına tıklayınca liste açılır; plaka ("34abc" ya da "34 ABC 1"), marka, model veya yıl yazarak süzülür, en son seçilen araçlar üstte gelir. Satılmış araçlar listede çıkmaz. Aynı araç seçimi düzenli ödeme ve bakım formlarında da kullanılır.
  • Araç seçerseniz şube aracın şubesinden otomatik gelir. Birden çok şubesi olan firmada Şube alanı Araç'ın altında görünür; araçsız giderde şube seçilmezse gider şube filtrelerinde ve raporlarda Şubesiz kalır. Tutar sıfırdan büyük olmalıdır.
  • Dövizli giderde kur TCMB'den kendiliğinden gelir (gider tarihinden bir önceki günün döviz satış kuru; hafta sonu ve tatilde son yayımlanan gün) ve hangi günün kuru olduğu yazar. Elle girdiğiniz kurun üzerine yazılmaz; kur alınamazsa elle girilir. Özet ve raporlar TL karşılığını kullanır.
  • Fiş fotoğrafı veya PDF yeni giderde de kayıttan önce seçilir ve gider kaydedilince yüklenir. Fiş yüklenemezse gider yine kaydedilir ve listede uyarı çıkar; fişi gideri düzenleyerek eklersiniz.

KDV

Tutar alanına fişteki KDV dahil toplam girilir. KDV oranı kategoriden önerilir (kategoriye oran verilmemişse firmanın genel oranı; sigorta, kasko, vergi, ceza ve maaş gibi kalemlerde KDV yok) ve fişe göre değiştirilebilir. KDV tutarı otomatik hesaplanır, gerekirse elle düzeltilir; formun altında net tutar ve KDV ayrı görünür. Raporlar giderleri KDV dahil gösterir; KDV ayrımı muhasebe dökümünde ve Giderler Excel'inde yer alır. Kategori başına KDV varsayılanı Ayarlar > Kiralama tanımları > Form seçenekleri bölümünden seçilir.

Ödeme durumu ve vade

Gider Ödendi (varsayılan), Kısmen ödendi ya da Ödenmedi olarak kaydedilir; ödenmemiş giderde Vade tarihi girilir ve listede "Vadesi 3 gün geçti" gibi bir etiket görünür. Ödenecekler kartından açılan listede satırdaki Ödendi gideri bugünün tarihiyle kapatır. Vadesi geçmiş, bugün ya da 3 gün içinde olan ödenmemiş giderler Ana Sayfa'daki Önerilen odak bölümünde hatırlatılır.

  • Kısmen ödendi seçilince ödenen tutar ve ödeme tarihi girilir (tutar sıfırdan büyük, gider tutarından küçük olmalı); kalan için vade tarihi verilir. Listede "Kalan 7.000 ₺ · vade …" gibi görünür.
  • Kısmi ödenmiş gider açıldığında ödemeler listesi görünür: ödenen / toplam, kalan, ilerleme çubuğu ve her ödemenin tarihi, tutarı ve yöntemi. Yeni ödeme eklenir (tutar boş bırakılırsa Kalanı öde kalanın tamamını öder) ya da bir ödeme silinir; değişiklik hemen kaydedilir. Aynı liste satır menüsündeki Kısmi ödeme ekle / Ödemeler ile de açılır.
  • Ödemeler tutara ulaşınca gider Ödendi olur; tüm ödemeler silinirse yeniden Ödenmedi olur. Ödemeler toplamı gider tutarını aşamaz. Ödenecekler kartı, Ana Sayfa hatırlatması ve nakit akışı kalan tutarı kullanır.

Giderler raporlara nasıl yansır

  • Kapsadığı dönem: yıllık sigorta, kasko, MTV veya peşin kira gibi birden çok ayı kapsayan ödemede 1/3/6/12 ay ya da bir tarih aralığı seçin. Raporlar tutarı bu dönemin günlerine eşit böler; böylece araç ödemenin yapıldığı ay zarar etmiş görünmez. Liste kaydı yine gider tarihinde gösterir.
  • Araç maliyetine ekle: motor revizyonu veya LPG dönüşümü gibi aracın ömrünü uzatan ya da değerini artıran harcamalarda işaretleyin. Bu kayıt dönem gideri sayılmaz; Araç kârlılığı raporunda aracın kalan elde tutma süresine amortismanla yayılır. Günlük bakım ve onarımda işaretlemeyin.
  • Raporlarda gider sayma (yalnız ödeme takibi): kredi taksiti gibi ödemelerde işaretlenir. Kayıt listede ve Ödenecekler'de görünür ama raporlarda gider sayılmaz; krediyle alınan aracın maliyeti Filo'da girilen alış bedeli ve amortismanla raporlanır, böylece aynı para iki kez düşülmez.
  • Gider grupları: her kategori Araç giderleri, Operasyon giderleri veya Genel yönetim grubuna bağlıdır. Grup Form seçenekleri'nden değiştirilir; Dönem giderleri kartında ve raporlardaki kâr köprüsünde bu gruplar görünür.

Gideri müşteriye yansıtma

Trafik cezası, köprü/otoyol geçişi, hasar onarımı veya yakıt farkı gibi müşterinin ödemesi gereken bir gideri satır menüsündeki Müşteriye yansıt ile kiralamaya bağlayın. Pencere, gider tarihinde aracın kirada olduğu rezervasyonu önerir; başka bir rezervasyonu numara veya müşteri adıyla arayabilirsiniz. Üç seçenek vardır:

  • Rezervasyona ek ücret olarak ekle: rezervasyona bu tutarda bir ek ücret kalemi eklenir; toplam ve açık bakiye artar, tahsilat rezervasyondan izlenir.
  • Sonra yansıtacağım: gider "Müşteriye yansıtılacak" olarak işaretlenir.
  • Yansıtılmayacak: gider bu takipten çıkar.

Yansıtma kaydını kaldırmak rezervasyondaki ek ücreti silmez; gerekirse ek ücreti rezervasyonun finans bölümünden kaldırın.

Düzenli ödemeler

Düzenli ödeme ekle önce türü sorar (Kira, Maaş, Sigorta / kasko, Kredi / leasing, Abonelik, Diğer); tür kategoriyi, sıklığı ve varsayılanları hazırlar. Ardından ad, tutar, araç ya da Genel, sıklık ve ilk ödeme tarihini girersiniz. Bitiş Süresiz, Taksit sayısı ya da Bitiş tarihi olabilir; son taksit oluşunca düzenli ödeme kendiliğinden kapanır. Yeni ödemede birden çok araç (ya da Tüm aktif araçlar) seçerseniz her araç için ayrı bir düzenli ödeme oluşur.

Vadesi gelen ödeme gece otomatik gider olarak kaydedilir. Ödenecekler listesine düşsün açıksa (kira ve maaş gibi) oluşan gider ödenmemiş ve vadesi gider tarihi olarak gelir. Kesinleşen tutar, fiş ve ödeme bilgisini Gerçekleşen gideri düzenle ile tamamlayın; gelecek vadeler Düzenli ödemeyi aç ile yönetilir ve yaptığınız değişiklik geçmiş kayıtları etkilemez. Liste üstünde aylık sabit gider yükü ve sıradaki ödeme görünür.

Bakım giderleri

Bakım sayfasında girilen pozitif maliyet Giderler'e Bakımdan kaynaklı bir kayıt olarak otomatik düşer; ikinci kez girmeniz gerekmez. Bu kayıt Giderler'den değiştirilemez; satıra tıklayınca bakım kaydı açılır. Ödendi/Ödenmedi işareti ve müşteriye yansıtma bakımdan gelen giderlerde de çalışır.