Araç teslim tutanağı örneği: hangi bilgiler olmalı?

Kısa cevap: teslim tutanağında neler olmalı?

• Taraflar: firma unvanı, teslim eden personel, müşteri ve (farklıysa) sürücünün adı.
• Araç: plaka, marka/model, renk ve rezervasyon ya da sözleşme numarası.
• Zaman ve yer: teslimin gerçek tarihi, saati ve noktası (şube, havalimanı, otel).
• Kilometre ve yakıt: göstergedeki km ve yakıt seviyesi (ör. 8 bölmeden 8).
• Hasar: araç şemasında yeri işaretlenmiş, türü yazılmış mevcut hasarlar.
• Fotoğraf: her açıdan en az bir fotoğraf ve hasarların yakın çekimi.
• Aksesuar ve belge listesi: anahtar, ruhsat, stepne, çocuk koltuğu gibi araçla verilen her şey.
• İmza: müşterinin adı ve imzası; teslim eden personelin adı.

Araç teslim tutanağı örneği

Aşağıdaki tablolar doldurulmuş bir örnektir. Kendi şablonunuzda sol sütunu alan adı olarak kullanın; sağdaki değerler yalnız örnek amaçlıdır.

1. Taraflar ve araç

2. Zaman, yer, kilometre ve yakıt

3. Mevcut hasarlar

Numaralar araç şemasındaki işaretlerle aynı olmalı. "Sağ tarafta çizik" gibi belirsiz notlar yerine yeri, türü ve boyutu yazın.

4. Aksesuar ve belge kontrol listesi

5. Onay

Hangi açılardan fotoğraf çekilmeli?

Fotoğraf, şemadaki işaretin kanıtıdır. Her teslimde aynı açılardan çekmek, iade fotoğraflarıyla yan yana karşılaştırmayı mümkün kılar:

1. Ön (plaka görünecek şekilde)
2. Arka
3. Sol yan
4. Sağ yan
5. İç mekân
6. Gösterge (km ve yakıt okunacak şekilde)

Bunlara ek olarak her hasarın yakın çekimini alın. Fotoğrafları müşterinin telefonuna değil, rezervasyon kaydına bağlı bir yere kaydedin; üç hafta sonra hangi fotoğrafın hangi kiralamaya ait olduğu tartışılmamalı.

İade tutanağı teslimle nasıl karşılaştırılır?

İade tutanağı ayrı bir boş form değil, teslim tutanağının karşılaştırmasıdır. İadede şunlara bakın:

• Yeni hasar: teslim şemasında olmayan her işaret ayrı numarayla yazılır; teslimdeki hasarlar yeniden işaretlenmez.
• Eksik aksesuar: teslimde "Var" olup iadede olmayan öğe.
• Yakıt farkı: teslimdeki seviyenin altındaysa fark.
• Km ve aşım: iade km'si eksi teslim km'si; km hakkı varsa aşan kısım.
• Zaman: planlanan ile gerçekleşen iade saati arasındaki fark.

Sık yapılan hatalar

• Tutanağı aceleyle, müşteri araca bindikten sonra doldurmak.
• Hasarı yalnız şemaya çarpı atarak işaretlemek; yer, tür ve boyut yazmamak.
• Gösterge fotoğrafı çekmemek; km ve yakıt tartışmasında kanıt kalmaz.
• Fotoğrafları personelin telefonunda ya da WhatsApp yazışmasında bırakmak.
• İadede yeni bir boş form doldurup teslimle karşılaştırmamak.
• Müşteriye tutanağın bir kopyasını vermemek.

Word/Excel şablonu mu, dijital tutanak mı?

Az araçla başlıyorsanız yukarıdaki tablolarla bir şablon yeterlidir. Filo büyüdükçe kâğıdın zayıf noktası ispat ve arama olur; bunu teslim/iade sürecini dijitalleştirmenin faydaları yazısında ayrıntılı anlattık.

Rent Okey'de teslim ve iade bu alanların tamamını tek ekranda toplar: altı rehberli fotoğraf açısı, hasar şeması, km ve yakıt, kontrol listesi ve müşteri imzası; tutanak tek dokunuşla PDF olur. Ayrıntılar: dijital teslim ve iade tutanağı.